Thay vì dành thời gian suy nghĩ cho công việc, bạn lại ngồi “đánh vật” với đống lịch thanh tra, lịch biểu trên giấy tờ sổ sách đang bị chồng chéo lên nhau. Dù đã sửa đi sửa lại nhiều lần nhưng những sai sót vẫn không tránh khỏi khiến cho quá trình lập lịch tốn rất nhiều thời gian mà vẫn thiếu khoa học và hiệu quả.
Giải pháp tốt nhất cho nhà quản lý trong trường hợp này chính là áp dụng công nghệ thông tin đặc biệt là giải pháp SmartGuard vào quản lý. Với tính năng ưu việt, SmartGuard giúp nhà quản lý lên kế hoạch lập lịch làm việc cho thanh tra một cách hiệu quả, khoa học rút ngắn thời gian và công sức.
Lập lịch thanh tra, lịch biểu dễ dàng hơn với SmartGuard
Kết quả làm việc có khoa học hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào quy trình lập kế hoạch, lên lịch làm việc cho cấp dưới của mình. Nhưng phần lớn nhà quản lý lại chưa làm tốt ở khâu này, nhiều người đưa ra được bản lịch trình cụ thể cho nhân viên cũng phải đau đầu và tốn quá nhiều thời gian, công sức.
SmartGuard được thiết lập tính năng lập lịch thanh tra lịch làm việc với những thao tác đơn giản, nhanh chóng, giúp nhà quản lý dễ dàng trong việc lập lịch thanh tra mà các ca kíp không bị chồng chéo tránh tình trạng thừa thiếu quân số tại các mục tiêu.
SmatGuard phân bổ theo 2 cấp, cấp thanh tra và cấp nhân viên. Mỗi một cấp độ hệ thống sẽ có một giao diện dạng bảng theo các thông tin trong bảng có thể kết xuất theo tuần, theo ngày, từ đây nhà quản lý có thể thuận tiện trong việc lập lịch trong thời gian thực tại hoặc lên trước kế hoạch cho các tháng tiếp theo.
Các bước lập lịch thanh tra, lịch biểu
Bước 1: Nhà quản lý thiết lập lịch làm việc cho thanh tra, theo giờ, ngày và trong tuần
Bước 2: Kiểm tra tính hợp lý cân bằng của lịch biểu nhà quản lý ấn phê duyệt và gửi cho bộ phận thanh tra
Bước 3: Bộ phận thanh tra tiếp nhận lịch làm việc theo lịch trình đã được thiết lập sẵn
Bước 4 Nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc theo lịch làm việc đã được thiết lập
Với sự tiện lợi này nhà quản lý có thể sắp xếp lịch một cách nhanh chóng chuẩn xác, giảm thiểu thời gian thủ công. Việc phân công loại bỏ được lịch trùng, bỏ sót bỏ quên, số lượng quân số được phân công đồng đều đến các mục tiêu. Thậm chí cả việc điều phối ca trực sáng chiều khi thay đổi cũng được tự động cập nhật, dữ liệu sẽ được đồng bộ đến các cấp quản lý cùng theo dõi. Nhà quản lý cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa lịch đã thiết lập và sao chép lịch tuần để tiện theo dõi trong quá trình làm việc.
Lợi ích của việc lập lịch thanh tra lịch biểu với SmartGuard
- Thuận tiện trong việc phân bổ lịch tuần tra cho từng nhân viên bảo vệ
- Là cơ sở để phân chia lịch trực hợp lý, hạn chế lãng phí nâng cao hiệu quả công việc
- Lên kế hoạch tuần tra theo tuần theo tháng tiếp theo
- Các cấp quản lý có thể dễ dàng theo dõi lịch trình làm việc của thanh tra hoặc nhân viên bảo vệ ở tuần hiện tại, trước đó hoặc tuần tiếp theo
- Có cái nhìn tổng quan về tình hình bảo vệ làm việc trong ngày
- Tiện lợi trong việc xem lại lịch sử lập lịch tuần tra, thanh tra mọi lúc mọi nơi
- Nhà quản lý có thể xem nhân viên nào đang rảnh hay đang có lịch trực để điều động phân công
- Giám sát trực quan bảo vệ theo lịch đã phân công
Một số tính năng khác của SmatGuard đối với nhà quản lý
Phần mềm SmartGuard không chỉ giúp nhà quản lý thuận lợi trong việc lập lịch làm việc, phân công lịch thanh tra mà còn đồng thời giám sát được toàn bộ hoạt động từ xa của nhân viên bảo vệ. Áp dụng SmartGuard việc tiếp nhận và xử lý vấn đề cũng trở nên nhanh chóng và hiệu quả. Mọi thông tin dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, nhà quản lý từ mọi lúc mọi nơi có thể biết được số lượng nhân viên bảo vệ tại các chốt các điểm, tần suất thực hiện và thời gian vào ra ca trực của mỗi người.
Là một trong những phần mềm quản lý có tính ứng dụng cao, SmartGuard phù hợp với hầu hết mọi doanh nghiệp. Đặc biệt, với những doanh nghiệp sở hữu đội ngũ bảo vệ quy mô lớn, việc sử dụng phần mềm SmartGuard lại càng trở nên quan trọng. Nếu không áp dụng SmartGuard các doanh nghiệp vẫn có thể áp dụng hình thức quản lý truyền thống nhưng sẽ không hiệu quả và tốn nhiều thời gian, thậm chí với những doanh nghiệp có nhiều mục tiêu bảo vệ với các ca kíp trực khác nhau việc ghi chép qua giấy tờ sổ sách excel là điều khó khăn và không khả thi.
Với SmartGuard việc truy vấn dữ liệu tổng hợp báo cáo trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Mọi dữ liệu thống kê về người thực hiện, thời gian chấm công, lịch sử vấn đề đều thể hiện một cách chi tiết cụ thể trên Web và Di động. Tiết kiệm tối đa thời gian làm việc trên sổ sách giấy tờ và hạn chế sai sót khi tổng hợp thủ công.
Như vậy, Ứng dụng lập lịch thanh tra, lịch biểu của SmartGuard là một trong những giải pháp hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý. Để hiểu thêm về giải pháp này bạn có thể liên hệ đến hotline 0983 089 715 để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.
- 5 lợi ích của việc ứng dụng FastPatrol vào giám sát tuần tra bảo vệ
- Phương pháp giám sát chấm công điểm danh bảo vệ thời gian thực bằng di động
- So sánh Giải pháp tuần tra bấm chíp thông thường và Giải pháp tuần tra bằng Điện thoại Di động
- Giám sát nhân viên bảo vệ trên bản đồ số GPS
- Quy trình khai báo chấm công bảo vệ bằng di động với SmartGuard như thế nào?
- Bộ máy tuần tra bảo vệ online V9 đầy đủ bao gồm những gì?
- Nên trang bị cho bảo vệ những thiết bị gì để đảm bảo an toàn hàng hóa tại kho xưởng?
- Cải thiện năng suất làm việc của nhân viên bảo vệ bằng máy tuần tra bảo vệ Online V9
- Giám sát chấm công điểm danh bảo vệ thời gian thực bằng máy quét vân tay di động
- Công dụng của Ví ghi nhận sự cố trong máy tuần tra bảo vệ Online V9
