Sổ nhật ký tuần tra bảo vệ là một trong những mẫu báo cáo công việc bắt buộc giúp nhà quản lý nắm bắt được toàn bộ hoạt động diễn ra tại các mục tiêu, đồng thời kiểm soát được chất lượng làm việc đội ngũ nhân viên bảo vệ.
Tuy nhiên thời gian gần đây, các nhà quản lý cũng bắt đầu thay thế mẫu sổ nhật ký tuần tra giấy bằng phần mềm trực tuyến để dễ dàng theo dõi và truy xuất dữ liệu được nhanh chóng, linh hoạt hơn. Tại bài viết này, SmartGuard sẽ cung cấp những template sổ nhật ký tuần tra bảo vệ miễn phí mới nhất để bạn tham khảo. Tất cả các mẫu này đều có bố cục khác nhau và được phân loại theo mục đích sử dụng để bạn có được lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu.
Tiêu chuẩn tạo sổ nhật ký tuần tra bảo vệ
Tùy vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp mà các nội dung đưa vào sổ nhật ký bảo vệ sẽ khác nhau. Tuy nhiên tốt nhất là nên đảm bảo bố cục của nhật ký phải rõ ràng để nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá tình hình, nắm bắt vấn đề một cách tốt nhất.
Báo cáo tuần tra bảo vệ nên được viết bất cứ khi nào có sự cố xảy ra tại mục tiêu. Sự cố đó là gì tùy thuộc vào tính chất doanh nghiệp của bạn, có thể là trộm cắp, có kẻ đột nhập, hỏa hoạn, nhân viên sử dụng sai tài sản hoặc bị xâm phạm,…
Một báo cáo tuần tra dành cho nhân viên bảo vệ đạt chuẩn thông thường sẽ phải bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin nhân viên thực hiện ca trực.
- Ngày và giờ đi tuần tra, thời gian xảy ra vấn đề, sự cố.
- Mục tiêu tuần tra, vị trí xảy ra sự cố.
- Bản tường trình chi tiết về diễn biến những gì đã xảy ra trong ca trực nếu có sự cố.
- Thống kê tổng quan về tình trạng hàng hóa, tài sản trước và sau khi hết ca trực.
- Khung ký tên, khung xác nhận kiểm tra của chỉ huy, nhà quản lý,…
Với nhân viên bảo vệ, khi ghi chép sổ nhật ký tuần tra nên:
- Ghi chép diễn biến tình hình của ca trực một cách chi tiết rõ ràng, dễ hiểu và chính xác nhất.
- Chủ động ghi chép tuần tự báo cáo thực hiện từng nhiệm vụ, việc nào diễn ra trước thì ghi trước, không để dồn lại cuối ca mới ghi.
- Sổ trực được ghi đầy đủ tình hình và diễn biến các vấn đề, sự cố xảy ra trong ca trực.
Nếu công ty bạn đang thực hiện báo cáo nhật ký bằng phần mềm trực tuyến, nhân viên bảo vệ cần chú ý bổ sung các dạng báo cáo bằng hình ảnh/ video/ file ghi âm khi có sự cố. Các nhà quản lý cũng nên hướng dẫn chi tiết và đảm bảo nhân viên bảo vệ thực hiện nhiệm vụ ghi nhật ký cẩn thận để không bỏ sót bất kỳ nội dung nào.
Phần mềm SmartGuard giúp ghi lại nhật ký tuần tra bảo vệ theo thời gian thực
Để đảm bảo công tác an toàn của hàng hóa, khu vực bảo vệ, cũng như an toàn của chính nhân viên bảo vệ, việc áp dụng một phần mềm cho phép báo cáo thông tin theo thời gian thực là rất cần thiết trong xã hội số như ngày nay.
Với phần mềm Smartguard, nhân viên bảo vẽ sẽ được trang bị công cụ số cho phép họ báo cáo vấn đề và ghi nhật ký tuần tra từ bất kỳ đâu và gửi thông tin tức thời về cho phòng chỉ huy.
Sử dụng phần mềm SmartGuard thay cho máy bấm chíp, nhân viên bảo vệ có thể:
- Đến các điểm tuần tra và thực hiện quét QR code được dán tại các mục tiêu để báo cáo đã tuần tra
- Ghi chú kết quả, chụp ảnh báo cáo, đánh dấu hoàn thành và check-out rời khỏi khu vực, điểm tuần tra
- Khi có phát sinh hoặc vấn đề nguy hiểm như cháy nổ, trộm… có thể lập tức nhấp vào tính năng SOS trên phần mềm để gửi tín hiệu khẩn cấp về trung tâm chỉ huy. Tại phòng trung tâm, nhà quản lý có thể biết chính xác vị trí mà bảo vệ phát tín hiệu SOS ở đâu để gửi người tới ứng cứu, tri viện bổ sung hoặc xử lý khắc phục vấn đề tức thời.
Phần mềm có thể áp dụng cho các công ty bảo vệ hoặc các đơn vị kho bãi, nhà máy, tòa nhà… có đội ngũ bảo vệ nội bộ đều có thể sử dụng.
Nhấp vào nút Đăng ký để nhận demo miễn phí phần mềm SmartGuard
5 mẫu sổ nhật ký tuần tra bảo vệ (tải miễn phí)
1. Báo cáo tuần tra hoạt động an ninh hàng ngày
Mẫu báo cáo tuần tra hoạt động an ninh hàng ngày
Đây là mẫu báo cáo giúp nhân viên bảo vệ ghi chép lại hoạt động tuần tra bảo vệ hàng ngày. Để có thể bắt đầu sử dụng mẫu này, bạn chỉ cần chỉnh sửa các mục thông tin phù hợp để đội ngũ nhân viên bảo vệ dễ dàng sử dụng.
Tải mẫu tại đây.
2. Báo cáo tuần tra bảo vệ ca ngày & đêm
Mẫu sổ nhật ký tuần tra bảo vệ ngày và đêm
File mẫu sổ nhật ký này giúp nhân viên bảo vệ dễ dàng ghi chép lại hoạt động tuần tra theo ca ngày hoặc ca đêm. Mẫu báo cáo bao gồm các mục chính: khu vực mục tiêu tuần tra, nhân viên bảo vệ ghi nhận tình hình tuần tra, và phần dành cho các nhà quản lý, giám sát bảo vệ nhận xét,…
Tải mẫu tại đây.
3. Báo cáo kiểm tra an ninh hàng ngày
Mẫu báo cáo kiểm tra an ninh hàng ngày
Mẫu sổ nhật ký miễn phí này được thiết kế ở dạng câu hỏi ghi nhận báo cáo lịch trình tuần tra, báo cáo sự cố. Các nhà quản lý có thể chỉnh sửa các mục câu hỏi phù hợp với nhu cầu giám sát của mình để nhân viên bảo vệ áp dụng.
Tải mẫu tại đây.
4. Báo cáo sự cố an ninh hàng ngày
Mẫu báo cáo nhật ký sự cố an ninh hàng ngày
Nhân viên bảo vệ có thể dùng mẫu báo cáo này để ghi lại các vấn đề, sự cố xảy ra tại mục tiêu. Với các nội dung: Loại sự cố, thời gian & địa điểm xảy ra sự cố, quy trình xử lý,…
Tải mẫu tại đây.
5. Báo cáo thời gian thực hiện ca trực
Mẫu báo cáo giúp nhân viên bảo vệ ghi lại số giờ làm việc, số giờ vắng mặt tại ca trực trong ngày/ tháng. Từ đó, nhà quản lý có thể tổng hợp để quản lý hiệu suất và chấm công cho nhân sự.
Tải mẫu tại đây.
Nếu doanh nghiệp bạn đang thuê dịch vụ an ninh, có thể đọc thêm bài viết đánh giá về chất lượng báo cáo của các công ty bảo vệ tại: https://smartguard.vn/bao-cao-cua-cong-ty-bao-ve-co-chinh-xac-hay-khong/
Thay thế sổ nhật ký thủ công bằng phần mềm trực tuyến
Để nâng cao chất lượng tuần tra bảo vệ, ngoài việc sử dụng các mẫu sổ nhật ký tuần tra thủ công bằng giấy, các nhà quản lý có thể tham khảo SmartGuard – Giải pháp phần mềm quản lý tuần tra bảo vệ duy nhất tại Việt Nam!
SmartGuard giúp các nhà điều hành quản lý đội ngũ bảo vệ hiệu quả, tối ưu hóa mọi quy trình làm việc ngay trên một nền tảng duy nhất.
Phần mềm nổi bật với các tính năng:
- Giám sát trực tuyến hoạt động tuần tra bảo vệ tại mục tiêu theo thời gian thực;
- Nhận cảnh báo tức thì về di động khi nhân viên bỏ lượt, bỏ điểm tuần tra;
- Ghi nhận và lưu trữ an toàn dữ liệu tuần tra để sẵn sàng tra cứu mọi lúc mọi nơi khi cần;
- Ghi nhận lại lộ trình tuần tra của nhân viên nhờ công nghệ GPS;
- Ghi nhận vấn đề, sự cố phát sinh trong khi tuần tra trực quan với hình ảnh, ghi âm;
- Tiếp nhận ngay lập tức thông tin các vấn đề, sự cố tại mục tiêu để chỉ đạo xử lý kịp thời.
Từ khi ra mắt, SmartGuard đã nhận được sự tin tưởng của hàng trăm doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Tiêu biểu như: khu công nghiệp VSIP Quảng Ngãi, trung tâm thương mại AEON MALL, kho xí nghiệp Petrolimex, các công ty bảo vệ global như SECOM, Night & Day Security,…
Nếu bạn cần tìm hiểu cụ thể hơn về SmartGuard, đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo qua Hotline: 098 308 9715 hoặc để lại thông tin đăng ký bên dưới để được hướng dẫn trải nghiệm Dùng thử Miễn phí nhé!
